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早く帰りたいならタスク分担の見直し?チームで残業を減らすための5つの方法

2017.01.13

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「上司や同僚が帰らない。本当は早く帰りたいのに、ついつい残業が多くなってしまう…」。自分だけが終わっても、上司や同僚が仕事をしているなか、なかなか切り上げて「帰ります」と言い出しにくいものです。このような状況に頭を悩ませている人は、多いのではないでしょうか。
 
実際問題、会社として「早く帰宅せよ」と打ち出していないかぎり、なかなか1人だけ帰るのは気が引けます。ただ、残っている上司にせよ部下にせよ、「仕事があるから」残っているわけです。ということは、彼らの仕事の負荷をうまく分散し軽減できれば、チーム全体で早く帰宅できるようになるのではないでしょうか? 
 
そこで今回は、あなたの「早く帰りたい」を叶えるための方法を、「チーム全体の効率化」という切り口から紹介します。

【早く帰る方法1】 タスク量の均一化

残業が多いチームの特徴のひとつに、メンバーのタスク量が均一化されていないことが挙げられます。仕事の比重が特定のだれかに降りかかっていると、その人に引っ張られて「残業をしなければならない」雰囲気が形成されやすくなるのです。

早く帰るためにはチーム全体で「帰っても大丈夫」な雰囲気を形成することが大切です。まずはチームのタスク量がしっかりと均一化されているかを確認し、明らかに均一でない場合は上司に相談して、各人の負担が軽減されるようにタスク分担の見直しを行なってもらいましょう。

【早く帰る方法2】日報でその日やったこと、翌日やることの明確化

自分の持っている業務内容を上司やチームメンバーにわかりやすく「見える化」することも帰りやすくするためのポイントです。具体的には、日報やタスク管理ツールなどを使い、その日やったことと、翌日(または翌週)にやることを明確化しておくとよいでしょう。

これにより、取り組む予定のタスクと、実際に取り組んだタスクのギャップを知ることができます。チームの先輩や上司がギャップの原因原因を確認し、改善策をアドバイスして改善していく仕組み。

たとえば、株式会社リクルートスタッフィングでは、「朝メール」「夜メール」制度を導入。その日にやる予定のタスクを「朝メール」で、その日行ったタスクを「夜メール」で周囲に報告するそうです。効率的に仕事をこなしているメンバーがメールをみて、効率よく仕事をこなす手法を共有しているのです。
(参考:http://next.rikunabi.com/

【早く帰る方法3】 不要な工程の洗い出し

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チーム全体のタスクが見える化できたら、次に現在の工程で不要な業務はないかを洗い出してみましょう。日ごろの業務の中に、実はやる必要のない業務が紛れ込んでいるかもしれません。また、新規プロジェクトが進行するにつれて、最初は見えていなかったムダな作業、または効率化できる作業が出てくるかもしれません。

不要な工数の洗い出しによって、無駄な労働時間の削減に成功したのがNTTソルコの仙台センター。返送書類の確認や、コールセンターの監督業務によって生じていた煩雑な作業を、必要なものと不必要なものに仕分けし、不要なものは排除しました。

この仕分けにおいては、ストップウォッチを使用して作業時間を計測、作業時間の可視化を行ったあとは、時間がかかっている作業が顧客との信頼関係に関わるか否かを踏まえて要不要を判断した手法はとても参考になります。
(参考:http://www.solco.co.jp/

【早く帰る方法4】 仕事が終らなそうなメンバーのサポート

チーム全体で仕事を早く終わらせるためには、全体を見渡し、お互いにサポートしあうことも大切です。始めにも述べた通り、特定のだれかに仕事の比重が降りかかっている状態は、チームとして健全とは言えません。

仮に、仕事の比重を均一にしても、仕事をこなすスピードには個人差があります。また、普段は多くの仕事量をこなすことができる人でも、コンディション次第で生産性が低下するかもしれません。

こういった場面で、お互いにサポートしあうことが必要となるのです。そして、サポートしあうために必要なことは、密なコミュニケーションをとること。日ごろから積極的にチームの人に声をかけていきましょう。

【早く帰る方法5】週に1度の「ノー残業デイ」を提案する

ルールを作り、チーム全体で「残業をしない」習慣を作ることも、早く帰りやすくなる良いきっかけとなるでしょう。現在では、週に1度だけは残業をしない「ノー残業デイ」を設けているという企業も数多く存在します。このような施策を設けることのもう一つのメリットは、「業務の効率化」。各人に「定時に帰れるようにタスクを効率化しなければいけない」という意識が生まれ、結果的に、不要な工程の見直しなど業務のスリム化にもつながります。

たとえば東京都多摩市に本社を置くパシフィックコンサルタンツ株式会社では、ノー残業デイの推進と、【早く帰る方法2】で紹介した朝メール・夜メールと同様の施策などを組み合わせることにより、売上を伸ばしながら残業時間を減らすことに成功。売上を犠牲にせずとも、効率化によって労働時間を短くすることが可能であることを実証し、内閣府から成功事例として評価されました。
(参考:http://wwwa.cao.go.jp/

雰囲気づくりは全体で

個人の発言では全社的な就業規則に組み込むことまでは難しいかもしれません。そこで部や課といった小さな集団から、社員同士で話し合いをし、実現してみるのはいかがでしょうか。
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今回は早く帰るための5つの方法をご紹介しました。ポイントとなるのが、「自分だけでなく、チーム全体で」。少しでも早く帰るためには、「残業を減らそう」という雰囲気をチーム全体で作ることが大切です。

周りの理解や協力が必要なこともあります。しかし世間では「効率的に仕事を終わらせ残業を減らそう」という動きが活発です。追い風を受けている今、上司や同僚に相談してみてはいかがでしょうか。

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