pixta_16624841_M

プレゼン資料作りでヘトヘトのあなたへ!短時間で相手に伝わる資料作成4つのコツ

2016.11.28

pixta_16624841_M
プレゼン資料の作成にどれくらい時間をかけていますか?スライド作成に追われて他の仕事が後回し。徹夜でなんとか間に合わせる。そんな経験が誰しも一度はあるのではないでしょうか?

そんなプレゼン資料の作成は、あるコツさえつかめば、サクサクとつくれるようになります。今回は、より相手に伝わるプレゼン資料を短時間で準備するコツを4つ紹介します。どれもひと工夫するだけでできる簡単なものばかり。ぜひ参考にしてみてください。

【プレゼンのコツ1】上手い人のプレゼン資料をマネて、自己流を捨てる

pixta_327691_M
スライドの構成やデザインに凝りすぎて時間がかかってしまった経験はありませんか?アニメーション使ったり、効果音を入れたり、グラフの細部にまでこだわってしまったり。その結果、逆に何を言いたいのか、わからないスライドになってしまうことも。

そこで、今日からぜひ実践してほしいのが「オリジナルフォーマット」を捨てること!

自己流を通す前に、まずは上手い人のプレゼン資料をマネて「型」を身につける。構成や図表、グラフから言い回しまで参考にして、「型」を流用していきます。上手い人のスライドの型を用いることで、手間はDown・相手へ伝わる効果はUp!

上手い人の「型」をマネることから始めたら、真似→分析→応用の流れを繰り返していきましょう。そうして少しずつ手間のかからない自分のスタイルが生まれるのです。

「型」を作ためにも、日頃から上手いと思ったスライドは保存しておくことが大切。パソコンのフォルダに入れておいて、必要となったときに参考にしてみましょう。社内の人と共有し合うのもいいですね!

【プレゼンのコツ2】背伸びをしない・知らないことを書こうとしない

PresentationPh01
プレゼン資料を作る際に、あれもこれもと新しく調べたり考えたりしていませんか?実は、プレゼン資料作りに占める多くの時間が、調べたり考える時間です。それだけではなく、調べて集めた情報は、自分のものではない借り物の言葉。他人の言葉を並べただけでは、説得力のあるプレゼン資料にはなりません。

プレゼン資料作りで大切なことは、情報や知識をたくさん披露することではありません。たくさんの情報を詰め込むだけでは、資料を見る側は何がなんだか理解できなくなるだけです。

プレゼン資料作りで大切なのは次の2点。

1.全体を通してストーリーとして流れができていること
2.ロジカルにつながっていること

自分に持っていないものや知らないことを背伸びして詰め込むのではなく、その時点で自分が知っていることをストーリーにそってロジカルに組み立てることに全力を尽くしましょう。

よくわからないことを無理にまとめようとするのではなく、普段の会話の延長線のように、プレゼン資料を作っていけばよいのです。

【プレゼンのコツ3】「構成」に80%の時間を使う

kosei80
「急いでプレゼン資料を作らないと!」という思いが先走ってプレゼン資料をすぐに作成しはじめていませんか?

プレゼン資料づくりの時間配分は、構成に80%・実際の作成に20%の配分で時間をかけるべきです。なぜなら、構成に時間をかけておかないと…

1.作成途中で前の部分の矛盾点に気付く
2.前の部分を修正
3.それがさらに別の部分での修正が必要な状態を生む

…というような「手戻り」が沢山発生するからです。構成に時間をかけておけば、手戻りを防ぐことができます。結果として最小限の時間で資料作りを終えることができるのです。

ただし「構成」では、2番めの悪い例「知らないことを盛り込もうとする」ことはやってはなりません。自分がよく知っていることをストーリー立てて組み立てる構成に、資料作成の時間全体のうちの80%を割り当てる、ということを指します。

その構成を考える際に用いるのは、パソコンではなく紙というのもポイント。これは、大幅な修正を加える時に紙だと修正が簡単だからです。もし、第三者のチェックが必要な場合は、プレゼン資料の構想を紙にまとめた時点でチェックしてもらうようにするとよいでしょう。

具体的にはこの流れです。

1.構成を考える前に、まずエッセンスを書き出す
2.書き出したエッセンスをもとに、スライド1枚につきA4用紙1枚にまとめる
3.紙のスライドができたら、あとは実際にプレゼン資料をパソコンで作る

いかがですか。紙に書いていくことでデザインに凝ったり、余計な情報をパソコンで調べ始めたりする悪いやり方も避けられます。ぜひ試してみてください。

【プレゼンのコツ4】シンプルなデザインにする

pixta_24831532_M
あなたは普段、スライドにどのくらい絵や文字を入れていますか?基本的に、見やすいスライドは

“スライド1枚に対して言いたいことは1つ”

シンプルに要約していくことがポイントです。

データをたくさん載せたほうが説得力が増すという考え方はプレゼン資料では逆効果。できるだけ省くか、シンプルな表やグラフにします。

詳しいデータがどうしても必要な場合は、別資料として配布するとよいでしょう。また、配置のルールを決めるとスッキリとしたスライドになります。以下のような“デザインの型”を作るといいでしょう。

●表やグラフは左
●文字は右
●キーメッセージは13字以内
●ポジティブメッセージは青
●ネガティブメッセージは赤

このようにルール化しておくと、デザインで悩む時間も圧倒的に減らせることはもちろん、プレゼン資料を見る側もわかりやすくなって一挙両得です。

まとめ

プレゼン資料の作成に時間をかけすぎるのはもったいないこと。ビジネスパーソンのあなたが本来すべき仕事は、もっとたくさんあります。

今回紹介した「上手い人のプレゼン資料をマネて、自己流を捨てる(型化)」「背伸びをしない・知らないことを書こうとしない(自然体)」「構成に80%の時間を使う」「デザインはシンプルに」という4つのコツを念頭に、プレゼン資料を作成してみてください。きっと期待以上の成果も得られるようになるでしょう!

このトピックスをみんなとシェアする
このエントリーをはてなブックマークに追加
pixta_16624841_M

この記事が気に入ったら

Work Switchの最新情報をお届け



Follow on twitter