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デスクが散らかっているあなたに! 最強のデスク整理術4ステップ

2017.01.11

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机の上がいつもぐちゃぐちゃ、中はもっとぐちゃぐちゃ……。モノがどんどん溜まっていき、どこに何があるのかわからない。「あれ、あの書類どこに置いたっけ?」と、探しものに時間をかけてしまう人も多いのではないでしょうか。

片付けるのが苦手な人にとって、「整理整頓」という言葉は耳が痛いかもしれません。しかしデスクまわりを片付けることで、仕事の効率がアップすることはもちろん、同僚からの印象も良くなるはずです。

そこで今回は、特別な準備がなくても今すぐに始められるデスクまわりの整理整頓術を4ステップに分けてご紹介。これであなたも整頓上手!

【ステップ1】まずは「自分のモノ」と「共有物」を分けよう!

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デスクの片付けができていないことで、周りに迷惑をかけている人はいませんか? えっ、「自分のデスクが汚くても、人には迷惑かけないでしょ」って? そうでしょうか。例えば、机の上に散乱する書類から提出物を見つけるのに時間がかかった経験はないでしょうか? 人を待たせることになって、間接的に迷惑をかけるケースは大いにありえます。

こうしたケースを防ぐには、自分だけが使うモノと、他の人と共有するモノの置き場を整理することです。共有するモノとは、「これから提出する書類」など他人に渡るモノ全般が含まれます。

例えばデスクに向かって「左側は自分用のスペース」「右側は共有物スペース」と大きく分類するなど、まずはシンプルな分け方から実践してみてはいかがでしょうか。提出を求められたときにどこを探せばいいかおおよその目安を作ることができ、探す時間の短縮になるはずです。

【ステップ2】置き場をさらに細かく分類しよう!

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ステップ1で、自分のモノと共有物との仕分けを済ませることができました。次は、他のモノの置き場所を決めていきましょう。例えば、以下のような分類法があります。

1.すぐに使うモノ
2.近いうちに使う予定があるモノ
3.しばらく使わないモノ

このうち、「すぐに使うモノ」「近いうちに使う予定があるモノ」は机の上に置いてもOK。。卓上ラックなどを上手く利用して、ひと目でどちらのカテゴリのモノなのかわかるように整理しておきましょう。このふたつを明確に分けておくことで、書類が必要になったときに、すぐに使うモノをパッと手にとることができるようになります

しばらく使わないモノは、引き出しにしまいましょう。ただ、書類の場合は平積みにしてしまうと、取り出すときに探す手間がかかります。縦置きにして、仕切りなどを利用してしまっておき、種類別にラベリングすることで探す手間をうんと省けます。

デスクの上と引き出しの中に、なにを置く場所なのかルールを決めてしまえば、デスクの整理整頓の基本は、ほぼできるようになったといえるでしょう。

【ステップ3】要らないモノは思い切って捨てよう!

 
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ステップ2までで「必要なモノ」の整理は終わりました。次は、「必要ないモノ」の整理を進めていきましょう。このステップが終われば、デスクまわりは見違えるほど整理され、使いやすくなっていることでしょう。

デスクの整理整頓において最も重要なのは「捨てること」だと言っても過言ではありません。モノが溜まる原因は、捨てていないからです。

例えばすぐに使う予定がなく、紙で残しておく必要がない書類は、スキャンしてデータとして残しましょう。場所をとりませんし、管理も楽です。

書類だけでなく、次にいつ使うかわからない書籍や資料も、データ化などを施して整理してしまいましょう。近年は書類や資料をデータに変換、管理してくれるサービスが増えてきているので、個人でのデータ管理が心配な人は利用してみてもよいかもしれません。

必要のないモノはすぐに捨てるように意識し、保管するモノも月に1回など定期的に見直す日を設けて処分する習慣をつけることをおすすめします。

【ステップ4】毎日少しずつ!整理整頓を習慣化しよう !

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これまでの3ステップでデスクまわりの整理整頓は終わりましたが、常に使いやすいデスクを維持するための最終ステップは、整理整頓を「習慣化」することです。

溜まってから一度に整理整頓をやろうとすると、多くの労力が必要になります。短いスパンで行なうと楽に整頓でき、使いやすいデスクを維持できます。習慣になってしまえば、日常的な作業のひとつになるので、整頓に対して気負いがなくなります。

習慣化させるためには、とにかく毎日やること。始業前やお昼の前後、帰社時など1日の中で1回だけでいいので、自分ルールとして整理整頓の時間を設けてはいかがでしょうか。。デスク上の要らないモノを捨てるだけでも、散乱したモノを仕分けるだけでもいいでしょう。小さな整頓だけでも、とにかく毎日決まった時間に必ずやることが習慣化のコツです。

【まとめ】小さなことからコツコツと!整理整頓で使いやすいデスクを維持しよう!

世の中にはさまざまな整理整頓術が溢れていますが、どれも本格的すぎて手を出せない、読むだけで満足してしまって実行に至らないという人は、すぐにできる小さなことから始めてみましょう。

今日ご紹介した方法をまとめると次のとおりです。

1.デスクの左右で「自分のモノ」「共有物」を分類する
2.左右それぞれで使う頻度で置き場所を分ける
3.月1回、要らないモノを捨てる
4.1日1回、整理整頓の時間を決める

どれもルール化すれば簡単にできることばかり。「デスクを片付けたいけど、なかなか手が出せない」と思っている人は、今回紹介した4つのポイントを意識して整理整頓に取り組んでみてくださいね。

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