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ぐちゃぐちゃの手帳をスッキリと!かっこいい大人になるための手帳の書き方5選

2017.01.06

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仕事のスケジュール管理からプライベートの楽しい予定まで、ビジネスパーソンの充実した生活を支える手帳。お気に入りのマイ手帳を持っているだけで、仕事のモチベーションも高くなりますよね。でも、活用の仕方がわからず見づらい手帳になってはいませんか。ぐちゃぐちゃに書いて、なんのことかわからなくなり、あわやダブルブッキング……なんてヒヤリとした経験もあるのではないでしょうか。そこで今回は、手帳の中の情報をきれいに整理するための、オススメの手帳活用術をご紹介!

【1】事柄ごとに3色ペンを使い分ける

手帳の書き方でまず押さえておきたいのは、使うペンの種類です。基本は裏写りの心配のない薄めの赤・青・緑が出る3色ペンを1本持っておきましょう。各色でそれぞれ、重要度や優先度、プライベートの予定など書く事柄を決めて、パッと見たときにすぐわかる状態にしておくのがベストです。

例えば、赤=優先度高め、青=通常タスク、緑=プライベートなどのように分類しておくと、予定の重要度が一目でわかります。

また、仮押さえ程度の予定については、消せるペンかシャーペンで管理して、確定したものを清書するようにするとよいでしょう。色のメリハリも出て一気にスマートになります。

【2】 細かな予定やタスクは付箋で管理する

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重要度のあまり高くない細かな予定やタスクについては、余白や自由ページに付箋を貼って管理しましょう。その際にペンの色と同じく、付箋の色ごとに仕事、プライベートなど役割を決めておくと、後で見たときにわかりやすくなります。

完了した付箋については、重要でない限り捨てて、定期的に手帳をスリムにしましょう。こうすることで、使いやすさを維持することができます。あるいは、備忘録として全体の予定や完了したタスクも管理したい場合は、完了した付箋を貼るノートを1冊用意するとよいでしょう。

【3】予定の間に余裕を設ける

日にちごとの記入欄に、一時間ごとに目印が印刷されたタイプの手帳があります。このタイプの手帳でスケジュールを管理する際の書き方として、予定と予定の間隔に余裕を設けるのもおすすめ。

そうすることで、急な用件への対応が必要となった場合や、移動時間が想定よりも長くなってしまったときなど、もしもの際にスケジュールの変更内容や新たな予定を記録しやすくなります。

【4】記号や略語を決めておく

ミーティング、英会話、講演会参加…。こういった長い横文字や、漢字を多用するスケジュールを手帳に書き込もうとすると、どうしてもスペースをとってしまい窮屈に感じます。また、画数が多いため時間のロスになることも。

そこで、略語や記号をあらかじめ決めておき、それを記入することですっきりとした手帳にすることができます。例えばミーティングであれば「MTG」と表記することができますし、電話を掛けるのであれば、単に「TEL」と書くだけで十分に理解できます。この他にも、恋人とデートなど、人には伏せておきたいようなスケジュールを書き込むときにも、記号や略語が便利です。

【5】オフの予定を入れてモチベーションを上げる

退社後や休日の予定など、プライベートなものもしっかり書き込んでおくことでモチベーションもアップ!オン・オフはっきりさせて仕事に取り組みやすくなります。

モチベーションの維持で大切なことは、オフと定めた退社時間後や休日に仕事の予定を入れないこと。特に急いでもないにも拘わらずオフの時間に仕事のスケジュールを入れてしまうと、仕事の期限に対する意識が甘くなります。その結果、業務効率を下げる原因となり不要な残業時間を増やしてしまうことになりかねません。

【まとめ】自分に合った手帳を見つけましょう

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今回は、情報管理に活用できる手帳のオススメの書き方についてご紹介しました。手帳を一冊持っておけば、スケジュールを管理するだけではなく、自分の目標や実績を振り返ったり、日々の健康状態や体重を記録・管理したりするのにも役立てることができます。

手帳を選ぶ際には、どのように使うかを決めておくことがおすすめ。時間単位で記入ができるものや、フリースペースが充実しているものなど、その種類は様々。用途を決めれば、自分にピッタリのものが見つかるはずです。機能を詰め込みすぎたものを購入しても、ただ分厚くなり持ち運びや扱いに手を焼くことになりかねません。

あなたもお気に入りの一冊を見つけ、手帳を有効活用して効率よく仕事をこなすカッコいい大人になってみませんか。

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