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生産性もワークライフバランスも向上させる!“在宅勤務”を成功させる5つのルール

2016.08.22

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在宅勤務は、トヨタ自動車やパナソニックなど日本のトップ企業においても導入が活発です。各人の事情に合わせて柔軟に働けるようになることで、生産性が高まるとともに、ワークライフバランスの向上も期待されています。この新しい流れは、今後、多くの企業に広がっていくでしょう。

ただし、オフィスでの仕事とは環境が変わるため、注意すべき点があるのも事実。せっかくの新しい働き方が、かえってマイナスに働いては元も子もありません。

そこで、すでにリモートワーカーやフリーランスの方が実践している“在宅勤務を成功に導くポイント”を集めてみました。

1.在宅勤務は週1~2回から始めて、トラブルを未然に防ぐ

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誰しも環境の変化には戸惑うもの。少しずつ慣れていくためにも、「最初は在宅勤務は週に1〜2回程度で始めて、オフィスで仕事をする時間のほうを長くする」と、能率を下げることなく在宅勤務を導入できるでしょう。

また、ワークスタイルの主軸を従来の出勤型に置くことで、トラブルの影響を最小限に留められます。在宅勤務の最初にありがちな、仕事に必要なモノや情報が会社にしかなく仕事が進められないといった事態がその例です。

試験的な導入でメリット・デメリットを実感できたら、その経験を同僚たちと共有してください。在宅勤務の導入と周囲の理解がよりスムーズになるでしょう。

2.在宅勤務でも仕事着にきちんと着替えて、オン・オフの切り替えははっきりと!

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在宅勤務の経験がある人に話を聞いてみると、モチベーションの高い人でも“気の緩み”は悩みの種のようです。やはり環境が変われば、それに影響されやすいということでしょう。

ほどよい緊張感を維持するために、「仕事着への着替え」をオンとオフの切り替えスイッチとして取り入れることが有効です。でもさすがにスーツに着替えるのはナンセンスでしょう。落とし所としては、ややラフなビジネス・カジュアルあたりがオススメです。

3.自宅近くのカフェなどに仕事をできる場所を確保し、緊張感を維持

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こちらも緊張感を維持するための工夫です。せっかくの在宅勤務ではありますが、エンジンをかけるために、近所のカフェやコワーキングスペース(会議室も備えた共有オフィス)へ出向くという方は多くいます。通勤のためのエネルギーに比べたら、ちょっとした外出など可愛いものというわけです。

その際、カフェの環境は重要です。ノートPCを充電するために電源が使用可能だと安心ですよね。また無料Wi-Fiや電話しやすい環境があれば、より仕事をしやすくなるでしょう。電源のあるカフェを検索できるサービス『モバイラーズオアシス』や『電源カフェ』などを活用してみてください。

このほか、集中できるように静かな雰囲気がベストです。近くに高校や大学などがあると騒がしくなることが多いので注意したいところ。ランチタイムなど忙しい時間帯を避けるというお店への配慮も忘れずに。

4.事前にホウレンソウのルールを決め、上司や同僚とコミュニケーションは効率的に

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在宅勤務で困るのが上司や同僚とのコミュニケーション。連絡手段としてのメールや電話は、会社内で仕事をするより手間と労力がかかってしまいます。かといって、まったく連絡をしないのもトラブルの元。逆に、逐一報告を入れるのも非効率的ですね。

では、何についてどのくらいの頻度で報告するべきなのか? それを上司とあらかじめ話し合っておけば無用の心労とはおさらばです。

ITの利用に積極的な企業では、報告漏れを防ぐためにSlackChatWorkなどの社内SNSで記録に残すといった方法もとられています。これなら在宅勤務でのコミュニケーションの不安もありません。

社内SNSなどのコミュニケーションツールを活用することは、在宅ワーカーの孤立感を取り除くという意味でも、一考に値するでしょう。

5.仕事に必要なモノを減らしてクラウドを活用し、どこでも仕事ができる環境を整える

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仕事で使うモノをなるべく減らすことも大切です。モノが多いと会社でなければ仕事が結局できない…ということになってしまいます。

モノを減らしたら、仕事に必要なデータや資料をいつでもどこからでも参照できるようにしたいところ。昨今は、データの持ち出しに制限のある企業も少なくないですが、クラウド上に書類がアップされていれば便利です。同僚と情報を共有することで、いざという時に仕事のヘルプに入ってもらえる利点もあります。

クラウドサービスであるDropboxや、各企業が採用している類似サービスで共有フォルダを作っておくと、転ばぬ先の杖となるわけです。

このように、タスクからメンタルの管理まで様々な自己管理が在宅勤務には必要です。これら5つのルールとツールを活用して、仕事の生産性もアップさせつつ、私生活も充実させていきましょう。

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