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がむしゃら労働からの抜け出し方。今日から始める「働き方革命」

2015.11.06

長時間労働や休日出勤。一時的なものであればまだしも、あまりにも日常化したことに気付き、日々悩みながらも脱出を試みようと日々もがいている方も少なくないのではないでしょうか。

今回はそんな方に向けて、2009年に出版されて以来いまなお根強い人気を誇る、NPOフローレンス駒崎弘樹著の『働き方革命―あなたが今日から日本を変える方法』より、すぐにでも実践可能な仕事を効率化するための5つのポイントについて学んでいきたいと思います。

1.タスクの所要時間を計測する

自分の手持ちの仕事を棚卸しする意味でも、一日の中で自分がどんな仕事にどのくらいの時間をかけているのかを記録してみましょう。

もともと想定していた時間よりも、実際にはもっと多くの時間を使っていたという事実が客観的にあぶりだされるため、改善すべき点が明確になります。

また、特定の仕事にかかった時間が把握できるため、次回以降に同じ仕事が発生した場合には、ある程度の所要時間を想定することができます。

2.退社時間を決める

「長時間のがむしゃら労働」から「決められた時間で成果を出す」へとスマートな働き方を実現する上で欠かせないのが、仕事を終えて退社する時間を決めること。

忙しくなると、抱えている仕事の全体像が見えなくなり、優先度が付けられなくなります。するとどうなるか。直前に頼まれた仕事や、直前に迫る締め切りだけにとらわれてしまい、いつのまにか「やれるところまでやる」という働き方に陥ってしまいます。

そういった状態に陥ることを防ぐためにも、まずはその日終えるべき仕事を設定し、目標となる退社時間を決めてしまいましょう。

3.社内会議のルール化

会社で仕事をする上で、多くの時間が割かれることの代表例として「社内での会議」が挙げられます。当然、何かを決めなくてはならないときは会議が必要なときもあります。しかし、やり方をちょっと工夫するだけでも多くの時間を省くことができます。

ここでは、本書の中でも取り上げられている点をご紹介します。

・ 一つの会議は1時間半を越さない
・ 議事録はプロジェクターで映し出しながら、その場で取る
・ 議題は前日までに出し、議題にないものは議論しない
・ タスクは会議の場で期限を決め、次の会議が始まるまでに進捗をグループウェアに貼る
・ 定例会議ごとにファシリテーター(司会)とロガー(議事録作成者)を決め、彼らが会議の内容と時間に責任を持つ

4.メールの処理方法を見直す

こちらも社内の会議と同様に、多くの時間を使いがちなメールの処理について。最近では社内のコミュニケーションにチャットツールを使う企業も増えてきましたが、まだまだメールを使っている企業も多いのではないでしょうか。

特に改善すべきは社内でのメールでのやりとりについて。具体的にはメールの冒頭に以下のような記述を行うことで、送り手と受け取る側の双方が「して欲しいこと」と「期限」を明確に共有することができます。

【依頼】…何かをしてほしい時
【要FB(フィードバック)】…意見を求める時
【共有】…返信はいらないが、情報共有したい時

5.辞書機能の活用

普段仕事をしていると日常的によく使う言葉に出くわします。そんな時は「辞書登録機能」を活用して、時間を短縮させましょう。

先頭の数文字、もしくは自分で決めたルールに従い文字を入力することで、あらかじめ決められた文字列を出力することができます。

「いつもお世話になっております。」「お疲れ様です。◯◯です。」といった典型的な文章はもちろんのこと、人によってはクライアントの正式名称や担当者の名前を登録しておくと時間の短縮に繋がるかも知れません。

また、何かのサービスに登録する際などに求められる「自分のメールアドレス」や「住所」を登録しておくこともおすすめです。単純に時間の短縮に繋がるだけでなく、入力の間違いも防ぐことができます。

さらに、スマートフォンであれば、括弧(「」)や矢印(↑←↓→)、三点リーダ(…)などもすぐに呼び出せるようにしておくと便利です。

クリエイティブな仕事は、日々の豊かな生活から生まれる

これからの時代、求められるのはこれまでにない発想や他者との違いです。これらは単純に「努力×時間」で決まる仕事ではありません。

職場での仕事一辺倒の毎日ではなく、家族や友人、異なる業種で働く人とのコミュニケーションによって、新しい気付きや発想が生まれることもあるはずです。

まずは、できることから自分なりの「働き方革命」を始めムダな時間を省き、いち早く「がむしゃらに働くだけの労働」から抜け出しましょう!

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